ame

a.       Kepala Surat

Dalam setiap surat resmi selalu digunakan kepala surat atau kop surat. Pada umumnya, di bagian kop surat ini dicantumkan nama instansi/institusi, alamat, nomor telepon dan fax, kode pos, serta logo.

b.      Tanggal Surat

Pada surat resmi, baik surat niaga maupun kedinasan, tidak perlu mecantumkan kota pada awal penulisan tanggal surat. Cara penulisannya pun harus benar dan juga tentunya disertai bulan dan tahun. Sebagai contoh penulisan tanggal surat yang benar adalah 24 Desember 2016. Dalam hal ini, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat ini, seperti di antaranya bulan tidak boleh ditulis dengan angka, tidak boleh ditulis dalam angka romawi, tidak boleh ditumpuk, dan tahun surat tidak boleh disingkat.

c.       Nomor Surat

Penomoran surat merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan sebab ini juga dapat berkaitan dengan sistem kearsipan dari surat itu sendiri, dimana nomor surat akan sangat berperan penting dalam mencari, memonitor, mengevaluasi, menyimpan, dan menemukan kembali surat. Pada dasarnya, kriteria penulisan surat berbeda-beda tergantung dengan instansi atau institusi itu sendiri, akan tetapi secara umum penomoran surat dilakukan seperti contoh berikut.

LMS-01/2016

Keterangan:

LMS    : Kode bidang atau instansi atau institusi

01        : Nomor Urut Surat

2016    : Tahun dikeluarkannya surat

d.      Lampiran

Lampiran surat merupakan sesuatu (dokumen) yang disertakan dalam surat yang memiliki kaitan dengan isi surat. Pada surat resmi, lampiran ditulis di bawah nomor surat. Penulisannya hanya cukup dengan menuliskan jumlah berkas atau lembar lampiran tersebut atau jika tidak ada maka cukup diberi tanda (-).

e.       Perihal

Penulisan perihal atau hal dalam surat resmi biasanya diletakkan setelah lampiran. Perihal itu sendiri merupakan inti atau pokok penting isi surat, oleh karena itu penulisannya pun tidak perlu panjang lebar.

f.       Alamat dalam

Pada dasarnya, alamat pada surat ada dua, yakni alamat dalam dan alamat luar. Alamat luar ialah yang terdapat pada sampul/amplop surat, sedangkan alamat dalam ialah alamat tujuan yang tertera pada halaman surat. Pada alamat surat tersebut baik luar maupun dalam dicantumkan nama atau jabatan seseorang (pada instansi) serta tentunya alamatnya, yang disesuaikan dengan tujuan surat itu sendiri. Berikut ini merupakan contoh penulisan alamat.

Kepada

Yth. Kepala Dinas Pariwisata Kota Palembang

Jalan Mawar No. 10

Palembang

g.      Salam pembuka

Pada surat resmi, umumnya digunakan “Dengan hormat” sebagai salam pembuka, sedangkan pada surat pribadi salam pembuka menjadi lebih bervariasi sesuai dengan si pengirim atau penulis, seperti misalnya “Assalamu’alaikum wr.wb.”, atau “Salam bahagia”.

h.      Isi surat

Isi surat dapat disebut juga batang tubuh surat, yang terdiri dari tiga bagian, yakni pembuka, isi, dan penutup. Dalam penulisannya, isi surat sebaiknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang jelas, sopan, dan tidak bertele-tele untuk menghindari kesalahpahaman atau membuat si penerima menjadi tersinggung. Selain itu, perlu diperhatikan pula pemilihan kata atau diksi serta upayakan agar tidak terjadi pemborosan kata atau penggunaan kata yang bersifat monoton.

i.        Salam penutup

Sebagaimana digunakan salam pembuka, maka dalam surat juga terdapat salam penutup. Penggunaan salam penutup bervariasi, sesuai dengan jenis serta tujuan surat. Umumnya, pada surat resmi digunakan “Hormat kami” sebagai salam penutup yang kemudian di bawahnya juga diletakkan nama dan instansi penandatangan surat.

j.        Nama instansi atau institusi

Dalam surat resmi, pada umumnya dicantumkan nama instansi atau institusi yang mengirim surat, di bawah salam penutup.

k.      Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan

Pihak atau orang yang menandatangani surat ialah orang yang bertanggung jawab, sesuai dengan isi surat tersebut.

l.        Tembusan

Tembusan atau carbon copy merupakan salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian kiri bawah halaman surat.

m.    Inisial

Inisial merupakan singkatan dari nama penyusun/pengonsep dan pengetik surat. Inisial biasanya digunakan untuk surat sebagai arsip, bukan surat yang akan dikirimkan. Sebagaimana yang disebut dengan inisial, dalam penulisannya hanya diambil huruf terdepan dari nama pengonsep dan pengetik surat tersebut. Berikut ini ialah contoh penulisan inisial.

AM/FM

Keterangan:

AM : Adinda Melinda

FM : Firdaus Muharrommi


1.      Surat dibuat atas instruksi dari pimpinan kepada unit pengolah;

2.      Unit pengolah membuat konsep surat;

3.      Konsep surat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan;

4.      Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan kemudian diberi nomor surat sesuai dengan agenda surat keluar;

5.      Konsep surat diserahkan kepada juru tik untuk diketik. Surat diketik rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk diarsipkan), kemudian juru tik membubuhkan paraf pada lembar konsep dan diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha untuk dicocokkan dengan konsep surat. Apabila telah cocok, maka sekretaris atau Kepala TU memberikan paraf kecil di sebelah kiri atas bagian tanda tangan;

6.      Naskah surat diserahkan kepada pimpinan yang memberikan instruksi, untuk ditandatangani;

7.       Surat kemudian dicatat di buku agenda surat keluar, dicap, dan diperiksa kelengkapannya. Surat asli diberikan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip;

8.      Bagian ekspedisi mencatat surat ke dalam buku ekspedisi surat keluar (ekspedisi intern apabila surat ditujukan untuk lingkungan internal kantor tersebut, dan ekspedisi ekstern untuk eksternal kantor). Kemudian surat dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul/amplop;