DASAR-DASAR SURAT MENYURAT

    Bagi para siswa/siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) khususnya jurusan  Administrasi Perkantoran tentu sudah tidak asing dengan hal-hal yang menyangkut surat-menyurat. Pada kesempatan kali ini, saya akan membagi sekaligus me-review kembali mengenai dasar-dasar surat menyurat sebagaimana yang telah saya dapatkan di bangku SMK. Semoga dapat bermanfaat.

   Surat merupakan sarana penyampai informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain yang dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pertanyaan, pemikiran, sanggahan, kritikan, dan sebagainya. Jika surat tersebut mendapat balasan maka terjadi hubungan surat-menyurat atau istilah lainnya ialah korrespondensi.

Jenis-Jenis Surat

Berikut ini merupakan beberapa jenis surat yang ditinjau dari berbagai segi.

a.       Berdasarkan Sifat Surat

1.      Surat pribadi

2.      Surat dinas pribadi

3.      Surat dinas swasta

4.      Surat niaga

5.      Surat dinas pemerintah

b.      Berdasarkan Wujud Surat

1.      Surat bersampul

2.      Surat terbuka dan surat tertutup

3.      Memorandum dan nota

4.      Surat biasa

c.       Berdasarkan Keamanan Isinya

1.      Surat sangat rahasia

2.      Surat rahasia

3.      Surat konfidensial

4.      Surat biasa

d.      Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

1.      Surat sangat segera atau surat kilat

2.      Surat segera

3.      Surat biasa

Bagian-Bagian Surat

Bagian-bagian, penempatan atau tata letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Secara umum, bagian-bagian surat meliputi kepala/kop surat, tanggal, nomor, lampiran, perihal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama instansi atau institusi, tanda tangan dan nama, NIP (jika ada), tembusan (jika ada), dan inisial.

 

source (pict): google

a.       Kepala Surat

Dalam setiap surat resmi selalu digunakan kepala surat atau kop surat. Pada umumnya, di bagian kop surat ini dicantumkan nama instansi/institusi, alamat, nomor telepon dan fax, kode pos, serta logo.

b.      Tanggal Surat

Pada surat resmi, baik surat niaga maupun kedinasan, tidak perlu mecantumkan kota pada awal penulisan tanggal surat. Cara penulisannya pun harus benar dan juga tentunya disertai bulan dan tahun. Sebagai contoh penulisan tanggal surat yang benar adalah 24 Desember 2016. Dalam hal ini, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat ini, seperti di antaranya bulan tidak boleh ditulis dengan angka, tidak boleh ditulis dalam angka romawi, tidak boleh ditumpuk, dan tahun surat tidak boleh disingkat.

c.       Nomor Surat

Penomoran surat merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan sebab ini juga dapat berkaitan dengan sistem kearsipan dari surat itu sendiri, dimana nomor surat akan sangat berperan penting dalam mencari, memonitor, mengevaluasi, menyimpan, dan menemukan kembali surat. Pada dasarnya, kriteria penulisan surat berbeda-beda tergantung dengan instansi atau institusi itu sendiri, akan tetapi secara umum penomoran surat dilakukan seperti contoh berikut.

LMS-01/2016

Keterangan:

LMS    : Kode bidang atau instansi atau institusi

01        : Nomor Urut Surat

2016    : Tahun dikeluarkannya surat

d.      Lampiran

Lampiran surat merupakan sesuatu (dokumen) yang disertakan dalam surat yang memiliki kaitan dengan isi surat. Pada surat resmi, lampiran ditulis di bawah nomor surat. Penulisannya hanya cukup dengan menuliskan jumlah berkas atau lembar lampiran tersebut atau jika tidak ada maka cukup diberi tanda (-).

e.       Perihal

Penulisan perihal atau hal dalam surat resmi biasanya diletakkan setelah lampiran. Perihal itu sendiri merupakan inti atau pokok penting isi surat, oleh karena itu penulisannya pun tidak perlu panjang lebar.

f.       Alamat dalam

Pada dasarnya, alamat pada surat ada dua, yakni alamat dalam dan alamat luar. Alamat luar ialah yang terdapat pada sampul/amplop surat, sedangkan alamat dalam ialah alamat tujuan yang tertera pada halaman surat. Pada alamat surat tersebut baik luar maupun dalam dicantumkan nama atau jabatan seseorang (pada instansi) serta tentunya alamatnya, yang disesuaikan dengan tujuan surat itu sendiri. Berikut ini merupakan contoh penulisan alamat.

Kepada

Yth. Kepala Dinas Pariwisata Kota Palembang

Jalan Mawar No. 10

Palembang

g.      Salam pembuka

Pada surat resmi, umumnya digunakan “Dengan hormat” sebagai salam pembuka, sedangkan pada surat pribadi salam pembuka menjadi lebih bervariasi sesuai dengan si pengirim atau penulis, seperti misalnya “Assalamu’alaikum wr.wb.”, atau “Salam bahagia”.

h.      Isi surat

Isi surat dapat disebut juga batang tubuh surat, yang terdiri dari tiga bagian, yakni pembuka, isi, dan penutup. Dalam penulisannya, isi surat sebaiknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang jelas, sopan, dan tidak bertele-tele untuk menghindari kesalahpahaman atau membuat si penerima menjadi tersinggung. Selain itu, perlu diperhatikan pula pemilihan kata atau diksi serta upayakan agar tidak terjadi pemborosan kata atau penggunaan kata yang bersifat monoton.

i.        Salam penutup

Sebagaimana digunakan salam pembuka, maka dalam surat juga terdapat salam penutup. Penggunaan salam penutup bervariasi, sesuai dengan jenis serta tujuan surat. Umumnya, pada surat resmi digunakan “Hormat kami” sebagai salam penutup yang kemudian di bawahnya juga diletakkan nama dan instansi penandatangan surat.

j.        Nama instansi atau institusi

Dalam surat resmi, pada umumnya dicantumkan nama instansi atau institusi yang mengirim surat, di bawah salam penutup.

k.      Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan

Pihak atau orang yang menandatangani surat ialah orang yang bertanggung jawab, sesuai dengan isi surat tersebut.

l.        Tembusan

Tembusan atau carbon copy merupakan salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian kiri bawah halaman surat.

m.    Inisial

Inisial merupakan singkatan dari nama penyusun/pengonsep dan pengetik surat. Inisial biasanya digunakan untuk surat sebagai arsip, bukan surat yang akan dikirimkan. Sebagaimana yang disebut dengan inisial, dalam penulisannya hanya diambil huruf terdepan dari nama pengonsep dan pengetik surat tersebut. Berikut ini ialah contoh penulisan inisial.

AM/FM

Keterangan:

AM : Adinda Melinda

FM : Firdaus Muharrommi

Prosedur Penanganan Surat Masuk

Berikut ini meupakan urutan prosedur penanganan surat masuk, yakni sebagai berikut:

1.      Bagian penerimaan

Pada bagian ini, surat yang masuk dikumpulkan dan dihitung jumlahnya, kemudian diteliti ketepatan alamat si pengirim surat. Bagian penerimaan juga menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat dan menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2.      Bagian penyortian

Bagian penyortiran bertugas memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan lainnya, dan juga menggolongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok yaitu surat dinasi rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3.      Bagian pencatatan

Berikut ini merupakan hal-hal yang harus dilakukan oleh bagian pencatatan:

a.       Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau kalimat-kalimat yang dianggap penting;

b.      Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju;

c.       Memeriksa lampiran-lampiran;

d.      Membubuhkan cap stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas surat.

4.      Bagian pengarahan dan penerusan

a.       Melampiri surat masuk dengan lembar disposisi kemudian disampaikan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat yang dapat berupa informasi atau instruksi;

b.      Menyampaikan kembali surat yang sudah mendapat tanggapan dari pimpinan kepada sekretaris atau kepala tata usaha, dan oleh sekretaris surat berikut llembar disposisi disampaikan kepada unit pengolah.

5.      Bagian pendistribusian surat

a.       Surat yang sudah berdisposisi dicatat terlebih dahulu di buku ekspedisi ekstern;

b.      Surat didistribusikan menggunakan buku ekspedisi intern kepada unit pengolah (alamat disposisi);

c.       Penerima surat membubuhkan paraf pada buku ekspedisi intern sebagai bukti surat telah diterima;

d.      Surat diproses oleh unit  pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan.

6.      Bagian penyimpanan

Apabila surat telah selesai diproses maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna) dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

Prosedur Penanganan Surat Keluar

Adapun prosedur penanganan surat keluar atau surat yang akan dikirim ialah sebagai berikut.

1.      Surat dibuat atas instruksi dari pimpinan kepada unit pengolah;

2.      Unit pengolah membuat konsep surat;

3.      Konsep surat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan;

4.      Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan kemudian diberi nomor surat sesuai dengan agenda surat keluar;

5.      Konsep surat diserahkan kepada juru tik untuk diketik. Surat diketik rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk diarsipkan), kemudian juru tik membubuhkan paraf pada lembar konsep dan diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha untuk dicocokkan dengan konsep surat. Apabila telah cocok, maka sekretaris atau Kepala TU memberikan paraf kecil di sebelah kiri atas bagian tanda tangan;

6.      Naskah surat diserahkan kepada pimpinan yang memberikan instruksi, untuk ditandatangani;

7.       Surat kemudian dicatat di buku agenda surat keluar, dicap, dan diperiksa kelengkapannya. Surat asli diberikan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip;

8.      Bagian ekspedisi mencatat surat ke dalam buku ekspedisi surat keluar (ekspedisi intern apabila surat ditujukan untuk lingkungan internal kantor tersebut, dan ekspedisi ekstern untuk eksternal kantor). Kemudian surat dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul/amplop;